A legtöbb kkv vezetőnek, tulajdonosnak az alábbiak természetesek és evidensek, de valakinek jól jöhet egy kis rendszerezés. A teljesség igénye nélkül írtam egy gyors, általános vázlatot, talán segíthet pénzügyi, kontrolling szempontból a krízis idején. Kérd a kontrollered segítségét is!
Azonnal készíts az éves terved alapján egy év végéig tartó előrejelzést!
Állj strukturáltan a költségekhez, értsd meg a viselkedésüket, súlyozz fontosság szerint és képezz fedezeti szintenként csoportokat! Itt egy vázlat a munkához:
1. Árbevétel:
Vizsgáld felül a tervezett árbevételt abból a szempontból, hogy az ügyfeleidet vajon hogyan érinti a válság, kik azok, akik vélhetően kiesnek, mennyivel apad az értékesítésed? A kiesőkkel, vagy vélhetően kiesőkkel ne számolj, készülj a legrosszabbra, maximum ajándék lesz, ha jön tőlük bevételed.
2. Közvetlen költségek (a szolgáltatáshoz, vagy termékhez hozzárendelhető elemek)
Bontsd a közvetlen költségeidet 2 részre.
Változó költségek:
Természetüknél fogva akkor jelentkeznek, ha van bevétel is, mivel változó költségek. Ilyen elemek a közvetített szolgáltatások (alvállalkozók), a terméked alapanyag költsége, vagy ha kereskedő vagy az áru beszerzési költsége. Itt akkor lehet komoly gond, ha nincs például elegendő készleted a vészterhes időszakra, új beszerzésre kényszerülsz és az ellátás akadozik, vagy a beszerzési árak elszabadulnak. Erre túl sok közvetlen ráhatásod nincs, maximum az értékesítési áraidat tudod ehhez igazítani. Az idő faktor nagyon fontos lehet, hogy meddig húzódik a krízis.
Fix és lépcsőzetesen változó költségek:
Ez a blokk talán a leginkább problémás. A legtöbb cég esetében itt csoportosulnak a kulcsfontosságú erőforrások, kapacitások. Az emberi erőforrás, amelyik a terméket előállítja, a gépek, az eszközök, az energia, stb…. Nagyon fontos, hogy a revízionált árbevétel tervhez hozzáigazítsuk az erőforrás terveket is, majd a tervekhez a valóságot amennyire csak lehet! Amit lehet bérelj és tedd kvázi változóvá!
Eddig a fedezeti pontig mindenképp szükséges eljutni a bevétel-költség egyensúllyal.
3. Közvetett költségek (a szolgáltatáshoz, vagy termékhez hozzá nem rendelhető elemek):
Bontsd a közvetett költségeidet is 2 részre.
Fix költségek:
Ezek azok a központi irodai, adminisztrációs és menedzsment költségek, amelyek akkor is jelen vannak, ha a cég nem végez semmilyen gazdasági aktivitást, de szükségesek a működéshez. Vedd számba őket, jegyezd meg a havi fix összeget.
Ezt a fedezeti szintet is ki kéne termelni árbevétel/árrés oldalról, különben elkezded felemészteni a tartalékokat, ha vannak. Ha az előrejelzés szerint nem tudod kitermelni, számold ki, hogy hány hónapra elég a tartalék.
Fix, de változóvá alakítható költségek:
Ezek a relatíve könnyen megtakarítható költségek. Ahol lehet tedd meg, hogy variábilissá konvertálod a jelenleg még fix költségeidet. Ha ezt megteszed, rögtön tudsz faragni belőlük és könnyíted a bevétel/árrés tömeg kényszert is. Ilyen költségek lehetnek például a havi átalánydíjért igénybe vett különböző szolgáltatások, amelyeket alkalmi elszámolásúvá tehetsz, azaz majdnem bevételhez kötheted. Lényeges, hogy a fontos partnereiddel ne szakítsd meg a kapcsolatot, alakítsatok ki nyertes-nyertes pozíciót, ők is maradjanak életben.
Végül, de nem utolsó sorban egy nagyon fontos pont, a forgótőke menedzselése.
A felülvizsgált, csoportosított és optimalizált előrejelzés elkészültekor végig kell gondolni, hogy a pénzek milyen ütemben áramlanak be és ki a cégből. Érdemes itt is az előbb említett blokkokban gondolkodni, kiegészítve a kötelező elemekkel (bér, járulékok, áfa). Próbáld úgy alakítani, a fizetési határidőket, számla kiállításokat, hogy a bevételek és a kiadások időrendi összhangba kerüljenek. Ha jelenleg bőven van pénz a cégben és nem okozott ez eddig gondot, itt az idő, hogy foglalkozz vele, mert ha nem sikerül a megfelelő fedezeti pontig eljutni, gyorsan elfogy a tartalék. Ha kénytelen vagy átmenetileg veszteséggel is üzemelni, jó forgótőke menedzsmenttel sokkal tovább kitarthatsz.
Összefoglalva: Csinálj egy előrejelzést erre az évre szélsebesen, számolj a bevételekkel nagyon konzervatívan, a költségeidet amennyire lehet próbáld változóvá konvertálni, minimum a közvetlen költségeidet termeld ki ha van tartalékod, de persze jobb lenne eljutni a fix közvetett költségekig és koncentrálj a forgótőkére!
Segítségre van szükséged a pénzügyi tudatosságot biztosító kontrolling rendszer bevezetéséhez?
Itt vagyunk!