Aki épített már házat pontosan tudja, ha az alapozás nincs rendben, bármilyen extrákkal tűzdelt automatizált palotát lehet ráhúzni, csak idő kérdése a baj és a visszatérő problémák. Pontosan így van ez a vállalatok pénzügyi folyamatainál is. Amennyiben egy jól működő, strukturált, számokon alapuló döntéshozatali mechanizmus a cél, azt meg kell alapozni. A kontrolling rendszer hatékony működéséhez fontos, hogy az azt támogató alapvető folyamatok stabilan, megbízhatóan működjenek.
Egy kkv fejlődésében, életciklusának még egy elég korai pontján, elengedhetetlen elindulni azon az úton, mely a nagyvállalati életben evidenciának számít. Ahhoz, hogy szintet tudj lépni, összeszedtem pár olyan tapasztalt problémát, melyek adott szakaszban tipikusak és azok kezelése egy későbbi, jól működő kontrolling rendszer felépítéséhez is alapvető.
1.Probléma: „Rengeteg lett a beérkező számla, azok elkeverednek, káosz van a számlakezelésben és a könyvelő is folyton panaszkodik, hogy a számlákat nem kapja meg időben…”
Megoldás: Alakítsd ki, építsd fel a számla érkeztetés és kezelés folyamatát! Ezt még később lehet fejleszteni, finomítani, de kezdd el!
- Jelölj ki egy kollégát a számlakezelésre, aki kézbe veszi és követi a folyamatot.
- Rögzítsétek a bejövő számlákat egy szoftverben, azokkal a paraméterekkel melyek a könyvelésnél is szükségesek. Kezdetben megteszi egy Excel tábla is, ha nem akarsz rögtön pénzt költeni.
- Ha nagyon sok a számla, vagy már kellően komplex a cég, delegálj! Nem kell minden számlának az ügyvezetőn átfutni. A rögzített listából úgyis tudni fogod milyen számlák érkeztek.
- Rendeljetek a számlákhoz státusokat és felelősöket, így mindig képben lesztek, hogy hol, kinél van a számla.
- Rendelj határidőket a státusokhoz, lépésekhez.
- Amennyiben a fenti lépések megfelelően működnek, a könyveléshez is időben el fognak jutni a számlák és mindenki elégedett lesz.
2. Probléma: „Nem látom a könyvelésből, hogy hogyan teljesít a cég. Nem értem az egészet, furcsa számok jelentek meg hirtelen és nem értem a miérteket sem…”
Magyarázat: A könyvelő éves zárásban, adózásban, törvényi megfelelésben, az éves számviteli beszámolóban gondolkodik és ez így van jól! A vezető döntéseket akar hozni rendszeresen mutatók, riportok, elemzések, kalkulációk alapján, üzleti modellezést, tervezést, forgatókönyveket vár. A kettő közötti hidat a kontrolling képezi, de a könyvelés is hozzátehet, hogy támogassa a működést.
Megoldás: Első lépésként fektesd le az alapokat a könyvelővel, hogy mit vársz tőle!
- Tipikus eset, hogy a bérszámfejtés megtörténte, illetve a bérek és járulékok utalása után valahogy elmarad a bérköltségek könyvelése. Kérd meg a könyvelést, hogy ne csak ad-hoc jelleggel könyveljék le a bért, 2-3-4 havonta, hanem rögtön minden hónapban. Így nem fog meglepetés érni, ha adatszolgáltatást kérsz.
- A másik tipikus eset, hogy az értékcsökkenés könyvelése sem történik meg havi rendszerességgel. Ez nem egy bonyolult feladat, általában pár gombnyomással megtehető, de néha elfelejtődik. Elvárható, hogy havonta megtörténjen, így ez a költségelem sem lesz meglepetés, ha egyszer csak megjelenik.
- Igazítsd a kéréseidet a havi Áfa bevalláshoz, addigra úgyis mindent le kell könyvelni, így nem jelent extra erőfeszítést.
- Ettől még nem lesznek döntéstámogató elemzéseid, mutatószámaid, riportjaid, magyarázataid, előrejelzéseid, de a kezdő lépéseket megtetted, hogy ne csak év végén legyen adatod.
- Ha többre van szükséged, építsd fel a kontrolling struktúrát és működtesd!
3. Probléma: „Fogalmam sincs mennyi pénz lesz a bankszámlán fél év múlva. Nem tudom, hogy a vevők rendesen fizetnek-e? Mindig el tudom majd utalni a béreket és a járulékokat?”
Megoldás: Tervezd meg és ellenőrizd a ki- és beáramló pénzeket!
- Kérd meg a könyvelőt, hogy legalább havonta könyvelje le a bankot és ez alapján kérj rendszeresen tájékoztatást a kintlévőségről. Ebből látni fogod, hogy kik és mennyivel tartoznak határidőn túl.
- Az éves terv készítésekor tervezz pénzáramlást is. Figyelj a fix határidőkre (bér, járulékok, adók) és győződj meg róla, hogy nem megy negatívba az egyenleg az év folyamán.
- Ha az segít, nyiss egy alszámlát ahová havonta elkülöníted a várható fix adó és járulék utalásokat.
- Készíts utalási tervet a számla érkeztetéskor rögzített lista alapján. Egy héten jelölj ki 1 vagy 2 napot amikor utaltok.
- Ha a terv alapján gondok lehetnek, próbáld összhangba hozni a ki- és beáramló pénzeket, módosíts a számla kiállítás dátumán, vagy a fizetési határidőkön.
Összefoglalva: Ahhoz, hogy szintet tudj lépni a pénzügyi tudatosság útján 3 kezdő lépést mindenképp meg kell tenni. Menedzseld a számlakezelést, mondd el az elvárásaidat a könyvelőnek, illetve tervezd és kövesd a pénzáramlást. Ha ezek az alapok működnek, akkor készen áll a cég arra, hogy egy magasabb tudatossági szintre lépjen, ahol felépülhetnek azok a döntéstámogató standard kontrolling módszerek melyek a professzionális működés és növekedés elengedhetetlen kellékei.
Segítségre van szükséged a pénzügyi tudatosságot biztosító kontrolling rendszer bevezetéséhez?
Itt vagyunk!