kontrollingiroda.hu

Pénzügy tippek kkv-knek - 3.

2019. október 13.

Tervezd az erőforrásokat és ellenőrizd!

A legutóbbi cikkben már jeleztem, hogy a folyamat leírásoknak fontos szerepe van. Nézzünk egy másik lényeges témakört ahol szintén alapkövetelmény azok megléte.

Az erőforrás tervezés minden kkv életében kulcsfontosságú. Akik ezt a műfajt ügyesen művelik, túl sok kellemetlen meglepetés nem érheti őket. Pareto-elv alapon közelítve, jelen írásban az emberi erőforrások tervezésével foglalkozom, ugyanis szinte minden vállalatnál a költségek jelentős hányadát teszik ki az ide köthető költségelemek. Mindezt kontrolling szemmel teszem, az operatív, HR és egyéb szempontokat most figyelmen kívül hagyom.

Nézzük milyen alapvető lépéseket kell tenni ahhoz, hogy jól tervezzük a szükséges létszámot szinte bármely munkakörre:

1. Legyenek kész folyamatleírások, amelyek konkrét feladatokat tartalmaznak.

Például a folyamat a beérkező számlák kezelése. A feladatok pedig: 1. számla érkeztetés (pecsét, dátum... stb), 2. számla szkennelése és a számlakép elmentése, 3. a számla adatainak rögzítése fájlba, adminisztrációs szoftverbe... és így tovább. Természetesen mindezt operatív területen a legfontosabb végigvinni, hiszen nagy valószínűséggel ott képződik a költségek nagy hányada.

2. Rendezd a folyamatokat/feladatokat munkakörökbe.

Ezzel egy mini BPR-t is végre fogsz hajtani, hiszen kiderülhet, hogy jelenleg teljesen mást és máshogy csinálnak a kollégák, mint az ideális lenne.

3. Sorold a folyamatokon belül a feladatokat mérhető és nem mérhető csoportokba.

Attól lesz egy feladat mérhető, hogy hozzá tudsz rendelni valamilyen mérhető mennyiség egységet. Például darabszám, tranzakciószám, raklap, ... stb.

4. A mérhető feladatokhoz rendelj normákat.

Mérd meg, hogy mennyi időbe telik egységnyi feladat elvégzése az előbb említett mennyiség egységekre vetítve. Ahol nem tudsz mérni élj feltételezéssel.

5. A nem mérhető feladatokhoz rendelj időkeretet.

A nem mérhető feladatokat is el kell végezni, azokról se feledkezz meg!

6. Becsüld meg a definiált feladatokhoz kapcsolódó volumeneket és számolj!

A volumenek, normák és időkeretek segítségével számold ki a munkaóra szükségletet munkakörönként. Mindezt végezd el napi, havi és éves bontásban is. Ha ezzel megvagy, számold ki a szükséges létszámot. Fontos: Gondolj arra is, hogy a kollégák szabadságra mennek, esetleg lebetegszenek és a munkahelyen töltött idő egy része improduktív, azaz esznek, isznak, kávéznak stb...

7. Vizsgáld meg, hogy vannak-e szezonális kiugrások.

Ha vannak erős szezonális kilengések, bátran gondolkozz időszakosan bérelt munkaerőben, de csak az egyszerűbb, könnyen megtanulható, azonnal átvehető munkakörök esetén. Így rengeteg költséget takaríthatsz meg.

8. A terveidet folyamatosan kontrolláld, hasonlítsd össze a valósággal!

Az idő előrehaladtával a kollégák egyre gyorsabban, hatékonyabban fogják végezni a munkájukat. A normákat kövesd és igazítsd az elvárásokat a valósághoz.

Ha a kontrollered felépíti az erőforrás tervező és követő modellt, nyomon tudod követni a kollégák teljesítményét is, mely akár egy ösztönző rendszer alapját is képezheti bizonyos munkakörök esetén.

Lehetőleg ne tervezz és ne alkalmazz túlórát, ez a legdrágább minden megoldás közül.