Kontrolling szolgáltatóként, tanácsadóként, az elmúlt évek tapasztalatai alapján azt látom, hogy a magyar kkv-k még számos esetben nem elég tudatosak a pénzügyek, a menedzsment kontroll terén.
A vezetők, a tulajdonosok a strukturált, rendszeres követés és kontroll helyett sokszor ad-hoc, kampányszerű beavatkozásokkal operálnak, ha éppen véletlenül kiderül, hogy valami baj van.
Összeszedtem néhány fontos teendőt, a teljesség igénye nélkül, kiindulási alapként a tudatos kontroll kialakításához:
1. Határozz meg minden évre üzleti célokat és készüljön éves pénzügyi terv!
Fontos, hogy minden üzleti év előtt meghatározd a következő év célkitűzéseit melyeket konkrét feltételezésekre kell alapozni. A feltételezéseket az ésszerűség határain belül a lehető legmélyebb bontásban kell, hogy megtedd. A pénzügyi tervet szintén a lehető legmélyebb bontásban kell elkészíteni, hogy a visszacsatoláskor azonosíthatók legyenek az esetleges eltérések okai. A költségeket a célokkal összhangban kell tervezni, tehát arra és azért kell költeni, hogy a célokat elérd!
2. Gondolkodj hosszútávon!
Mindig 3-5 évre gondolkodj előre, kövesd a víziódat nagy vonalakban és ebből vezesd le a következő év konkrét céljait. Így nem téveszted szem elől a hosszútávú képet és talán nem lépsz az irreális elvárások és célok talajára.
3. Minden költésnek legyen felelőse!
Alakítsd ki/át úgy a szervezeti struktúrát, felelősségi köröket, hogy ne legyen azokban átfedés, illetve a pénzügy terv minden sorának legyen konkrét felelőse. Ezen keresztül és az ehhez igazodó pénzügyi kimutatások segítségével delegálhatóvá és számonkérhetővé válnak a célok.
4. Csinálj havonta pénzügyi zárást és vizsgáld meg minden hónapban, hogy hol tartasz a célok elérésben!
Fontos a rendszeres, periodikus követés. Hogyan tudnál időben változtatni valamin, ha fogalmad sincs, hogy állsz?
5. Legyenek standard kimutatásaid!
Definiáld előre azokat az állandó kimutatásokat, melyek jól reprezentálják a cég teljesítményét és reprodukálhatók havonta a havi zárás alkalmával. Fontos, hogy a tervvel „alma-alma” összehasonlításokat tudj tenni, hogy megértsd miért alakulnak esetleg máshogy a számaid és hol kell beavatkozni.
6. Találj ki mutatószámokat, és jegyezd meg azok elvárt értékeit!
Nagyon lényeges a gyors és hatékony döntéshozatalhoz néhány kulcsfontosságú szám ismerete és azok alakulása a tervekhez képest. Akkor is jussanak eszedbe, ha nincs előtted semmilyen kimutatás. Ezeken a kifejező, de egyszerű számokon keresztül könnyen kaphatsz gyors képet a kollégák, a cég egésze, vagy szervezeti egységek működéséről, azok hatékonyságáról.
7. Mielőtt megrendelsz, vagy megveszel valamit, gondolj a tervre!
Sose rendelj úgy semmit, hogy nem nézed meg előtte, hogy mennyit és miért terveztél arra a tételre. A tervtől nyilván el lehet térni, de annak mindig legyen ésszerű magyarázata.
Persze egy csomó dolgot fel lehetne még sorolni, de én ezeket érzem a kontroll tekintetében a legfontosabbaknak.
Neked mi a véleményed?
Segítségre van szükséged a pénzügyi tudatosságot biztosító kontrolling rendszer bevezetéséhez?
Itt vagyunk!