Nézzünk egy praktikus módszert arra, hogy egy kkv vezető hogyan tudja hatékonyan menedzselni a vállalati költségeket.
Hogyan könnyebb döntést hozni, tervezni, mérni bármit?
Úgy, ha tudom, hogy mennyi egy adott évben az „anyagjellegű szolgltatások” értéke, vagy mennyi volt az „egyéb szolgáltatások” értéke, vagy mennyi az „értékcsökkenési leírás”, vagy úgy, ha tudom, hogy például egy új ügyfél megszerzésének a költsége mennyi, vagy egy karton áru komissiózási költsége mennyi?
Véleményem szerint a legtöbb vezetőnek az utóbbi információk birtokában sokkal könnyebb.
Amennyiben folyamat alapon akarod menedzselni a költségeket a következő lépéseket érdemes megtenni:
1. Gondold át, hogy érdemes-e folyamat alapon gondolkodni!
A legtöbb esetben érdemes időt, pénz és energiát fektetni a folyamat alapú kontrollba, de leginkább akkor releváns, ha az árképzés is folyamat alapon történik, azaz tevékenységek alapján számláz a cég. Persze a döntéseket mindig megkönnyíti, ha tudjuk, hogy az egyes aktivitások milyen költségeket generálnak.
2. Írd le a vállalati folyamatokat, de ne bonyolítsd túl!
Gondold végig, hogy milyen produktív tevékenységek történnek a cégben, ezeket próbáld maximum 8-10 nagyobb folyamatba rendezni. Ha folyamat alapon képződik az árbevétel, annak alapját képző aktivitások mindig legyenek benne a végleges listában.
3. Rendeld a költségeket a leírt folyamatokhoz!
Ha megvan a folyamat listád, rendeld a költségeidet a folyamatokhoz. Ha kimaradtak költség elemek, akkor gondold át újra a folyamatokat és egészen addig ismételd ezt, amíg minden költség elemet nem rendeltél folyamathoz.
4. Határozd meg a folyamatokhoz tartozó költségvezetőket!
Minden folyamathoz keresd meg, hogy mi az a mérhető, számszerűsíthető mennyiségi egység, amelynek változása befolyásolja az adott folyamaton képződő költségtömeget. Például: értékesített darabszám, felhasznált munkaóra, tranzakciószám… stb.
5. Osztályozd a költségeket!
Vizsgáld meg, hogy az egyes folyamatokhoz tartozó költség elemek változnak-e, ha az általad meghatározott költségvezető változik és ha változnak, milyen arányban? Ha ezzel az osztályozással végeztél, megkapod az adott folyamathoz tartozó fix és változó költségek listáját, melynek alapján tudod modellezni az adott folyamat költségeit.
6. Elemezz és kerüld a keresztfinanszírozást!
Végezetül, ha a bevételeid folyamat alapon képződnek, első körben vizsgáld meg azokat melyekhez árbevétel is kapcsolódik. Vajon minden folyamat nyereséget termel? Melyik folyamat milyen mértékű fedezetet generál? Elégséges-e a fedezet tömeg a bevételt nem termelő folyamatok költségeinek a lefedésére? A további kérdéseket rád bízom…
Fontos: Tilos egy folyamatot veszteségesen számlázni, hogy „majd máshol megkeresem azt a pénzt”!
Segítségre van szükséged a pénzügyi tudatosságot biztosító kontrolling rendszer bevezetéséhez?
Itt vagyunk!